Krok po kroku: jak umówić termin ślubu cywilnego i złożyć zapewnienia

Od czego zacząć: czy na pewno jesteście gotowi na umawianie terminu ślubu cywilnego

Sprawdzenie podstawowych warunków prawnych

Zanim zacznie się umawianie terminu ślubu cywilnego, trzeba upewnić się, że oboje możecie w ogóle zawrzeć małżeństwo. Urzędnik stanu cywilnego sprawdzi to w trakcie składania zapewnień, ale im wcześniej sami przeanalizujecie sytuację, tym mniej niespodzianek później.

Do zawarcia małżeństwa cywilnego w Polsce potrzebne jest przede wszystkim ukończone 18 lat. W wyjątkowych przypadkach sąd rodzinny może zezwolić kobiecie, która ukończyła 16 lat, na zawarcie małżeństwa, ale to wymaga odrębnego postępowania sądowego. Oprócz wieku znaczenie ma także stan cywilny – nie możecie być już w innym małżeństwie, nawet jeśli faktycznie od dawna nie żyjecie z poprzednim partnerem. Małżeństwo musi być prawnie zakończone (prawomocny wyrok rozwodowy lub akt zgonu poprzedniego małżonka).

Kolejny wymóg to brak bliskiego pokrewieństwa lub powinowactwa. Małżeństwa nie mogą zawrzeć m.in. krewni w linii prostej, rodzeństwo, a także przysposabiający i przysposobiony. Jeśli macie jakąkolwiek wątpliwość, czy nie zachodzi zakaz pokrewieństwa, lepiej skonsultować to z urzędnikiem stanu cywilnego odpowiednio wcześniej.

Osoba chcąca zawrzeć małżeństwo musi też mieć pełną zdolność do czynności prawnych i być w stanie świadomie złożyć oświadczenie o wstąpieniu w związek małżeński. W praktyce oznacza to m.in. brak ubezwłasnowolnienia oraz stan zdrowia psychicznego pozwalający rozumieć znaczenie ślubu. Urzędnik może odmówić przyjęcia oświadczeń, jeśli będzie miał uzasadnione wątpliwości co do świadomości nupturienta.

Określenie realnego terminu ślubu cywilnego

Planowanie daty ślubu cywilnego dobrze jest zacząć nie od „wymarzonej” soboty, lecz od tego, ile realnie macie czasu na formalności. W polskim prawie obowiązuje zasadniczo miesięczny termin oczekiwania od dnia złożenia zapewnień do dnia ślubu. Urząd może go w wyjątkowych przypadkach skrócić, ale wymaga to uzasadnienia i zgody kierownika USC.

Jeśli chcecie ślub w popularnym terminie (np. letnie soboty, daty „symetryczne” typu 24.04, okresy po długich weekendach), rezerwacji warto dokonywać z dużym wyprzedzeniem – często 6–12 miesięcy przed planowaną datą. Samo umówienie terminu ślubu cywilnego zwykle jest możliwe wcześniej niż formalne złożenie zapewnień, ale wiele urzędów łączy te czynności w jednej wizycie lub wprowadza własne zasady rezerwacji.

Dobrą praktyką jest przygotowanie 2–3 alternatywnych dat. Zdarza się, że w wybranym USC wszystkie soboty w określonym miesiącu są już zajęte, zwłaszcza w godzinach „topowych” (np. 13:00–15:00). Mając zapasowe daty lub godziny, szybciej załatwicie formalności i unikniecie wielokrotnego przekładania wizyty.

Wybór właściwego Urzędu Stanu Cywilnego

Małżeństwo cywilne można zawrzeć w zasadzie w dowolnym Urzędzie Stanu Cywilnego w Polsce. Nie musicie brać ślubu w miejscu zameldowania – to częsty mit. Można wybrać USC w miejscowości, z którą macie emocjonalny związek (np. miejsce poznania, miasto studiów) albo w której po prostu łatwiej o dogodną salę i termin.

Warto porównać warunki w co najmniej dwóch urzędach:

• dostępne terminy i godziny (niektóre USC udzielają ślubów w soboty tylko raz lub dwa razy w miesiącu),
• wygląd sali ślubów (wielkość, oświetlenie, możliwość dekoracji),
• czy urząd udziela ślubów w plenerze i na jakich zasadach,
• możliwość kontaktu online (e-mail, ePUAP) i rezerwacji telefonicznej,
• wysokość opłat dodatkowych (plener, dekoracje, muzyka).

Różnice między USC bywają zaskakująco duże. W większych miastach trzeba liczyć się z większym obłożeniem i wyższymi opłatami za ślub poza urzędem, ale często w zamian otrzymujecie lepszą salę i większe doświadczenie urzędników w obsłudze niestandardowych scenariuszy (np. ślub z tłumaczem przysięgłym, ślub z cudzoziemcem, ślub w plenerze).

Rezerwacja daty: jak umówić termin ślubu cywilnego w praktyce

Umawianie terminu ślubu cywilnego osobiście

Najbardziej klasyczny sposób na umówienie terminu ślubu cywilnego to wizyta osobista w USC. W większości urzędów wystarczy, że stawi się jedno z was, aby wstępnie zarezerwować datę i godzinę. Do ostatecznego dopełnienia formalności (złożenia zapewnień) potrzebna będzie już obecność obojga narzeczonych, ale sam termin często da się „złapać” wcześniej.

Podczas wizyty urzędnik zwykle:

• sprawdza, czy w wybranym terminie są wolne godziny,
• informuje o wymaganych dokumentach i opłatach,
• proponuje pierwszy możliwy termin na złożenie zapewnień,
• notuje dane kontaktowe do narzeczonych (telefon, e-mail).

Czasem urząd może poprosić o podanie już na tym etapie podstawowych danych (imię, nazwisko, PESEL), zwłaszcza jeśli rezerwacja ma zostać od razu wpisana do systemu. Dobrze więc mieć przy sobie dowód osobisty lub paszport. W niektórych USC wstępna rezerwacja daty bez jakiejkolwiek wpłaty nie jest możliwa – wtedy od razu uiszczacie opłatę za sporządzenie aktu małżeństwa.

Rezerwacja terminu ślubu cywilnego telefonicznie lub mailowo

Coraz więcej urzędów dopuszcza wstępne umawianie terminu ślubu cywilnego telefonicznie lub za pomocą poczty elektronicznej. To szczególnie wygodne, gdy mieszkacie w innym mieście niż wybrany USC albo gdy oboje pracujecie w standardowych godzinach pracy urzędów. Trzeba jednak mieć świadomość, że telefoniczna czy mailowa rezerwacja ma zwykle charakter wstępny, a jej utrzymanie jest uzależnione od późniejszego złożenia zapewnień.

Przy umawianiu terminu ślubu cywilnego telefonicznie warto przygotować:

• kilka alternatywnych dat i godzin,
• dane obojga narzeczonych (imię, nazwisko, numer PESEL),
• wstępną informację, czy ślub ma być w USC, czy w plenerze,
• wiedzę, czy którąkolwiek osobę dotyczy rozwód, wdowieństwo, cudzoziemstwo.

Po wstępnej rezerwacji wiele urzędów prosi o potwierdzenie terminu mailowo lub o przesłanie skanu dowodu osobistego. Część USC publikuje na swojej stronie internetowej formularz kontaktowy specjalnie do spraw ślubów cywilnych – tam często od razu jest wskazane, jakie dane należy podać, aby skutecznie umówić termin.

ePUAP i formularze online – czy da się zarezerwować datę przez internet

System ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) umożliwia załatwianie coraz większej liczby spraw urzędowych online, ale poziom cyfryzacji ślubów cywilnych nadal zależy od konkretnego USC. Część urzędów przyjmuje wnioski i zgłoszenia przez ePUAP, w tym prośby o wyznaczenie terminu ślubu, lecz samo złożenie zapewnień nadal wymaga osobistej obecności.

Jeśli chcecie spróbować kanału online:

1. Wejdźcie na stronę wybranego USC i sprawdźcie, czy mają usługi ślubne w ePUAP.
2. Załóżcie Profil Zaufany (jeśli jeszcze go nie macie) – jest potrzebny do logowania.
3. Wypełnijcie formularz, podając dane i proponowane terminy.
4. Poczekajcie na odpowiedź urzędu – zwykle informacja wraca mailem lub w skrzynce ePUAP.

Niezależnie od kanału kontaktu, ostateczne ustalenie daty ślubu cywilnego następuje wtedy, gdy urzędnik wpisze ją do systemu i powiąże z waszymi danymi. Dlatego nawet jeśli wiele rzeczy dogadacie online, warto zachować wszystkie potwierdzenia i korespondencję, a przed ważnymi rezerwacjami (sala, fotograf) upewnić się telefonicznie, że termin jest zarejestrowany.

Wymagane dokumenty przed wizytą w USC

Obywatel polski – podstawowe dokumenty

Polacy planujący ślub cywilny na terenie kraju mają stosunkowo prostą listę obowiązków. W większości przypadków wystarczy:

• ważny dokument tożsamości – dowód osobisty albo paszport,
• numer PESEL – widnieje w dowodzie, ale urzędnik może poprosić o jego potwierdzenie,
• dane rodziców – imiona, nazwiska rodowe (warto je mieć w głowie),
• odpis aktu urodzenia – zazwyczaj USC sam pobierze go z rejestru, jeśli akt został sporządzony w Polsce.

Jeżeli urodziliście się w innym mieście, nie trzeba samodzielnie zamawiać odpisu aktu urodzenia – nowy system rejestrów państwowych pozwala, aby jakikolwiek USC w kraju pobrał wasz akt w wersji elektronicznej. Wyjątkiem są sytuacje bardziej skomplikowane, np. urodzenie za granicą lub akty archiwalne jeszcze nieprzeniesione do systemu – wtedy urząd poinformuje, co dalej robić.

Dodatkowe dokumenty przy rozwodzie lub wdowieństwie

Jeśli jeden lub oboje jesteście po rozwodzie albo wdowieństwie, dochodzą kolejne dokumenty. Tu potrzebna jest większa uważność, bo opóźnienia najczęściej wynikają właśnie z braków związanych z poprzednim małżeństwem.

Osoba po rozwodzie powinna przygotować:

• prawomocny wyrok rozwodowy – zwykle w USC wystarcza informacja z rejestru małżeństw, ale w niektórych przypadkach urzędnik może poprosić o przedstawienie dokumentu,
• upewnienie się, że w akcie małżeństwa widnieje adnotacja o rozwodzie – jeśli rozwód jest świeży, a akt małżeństwa sporządzono w innym USC, warto to sprawdzić.

Osoba owdowiała przedstawia:

• odpis aktu zgonu poprzedniego małżonka lub potwierdzenie wpisu zgonu w rejestrze,
• ewentualne wcześniejsze dane małżeńskie, jeśli urząd ma problem z odnalezieniem aktu.

W praktyce wiele USC pozyskuje te informacje samodzielnie z systemu. Jednak przy nietypowych sytuacjach (ślub lub zgon za granicą, stare akty sporządzone przed latami w małych gminach) konieczne może okazać się złożenie odpisów zagranicznych dokumentów wraz z tłumaczeniem przysięgłym oraz ich transkrypcja do polskich ksiąg.

Ślub z cudzoziemcem – szczególne wymagania

Ślub cywilny z cudzoziemcem jest jak najbardziej możliwy, ale wymaga więcej dokumentów i czasu. Cudzoziemiec musi przedstawić przede wszystkim:

• ważny paszport (czasem także kartę pobytu, jeśli ją posiada),
• odpis aktu urodzenia – zwykle z tłumaczeniem przysięgłym na język polski,
• zaświadczenie o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa według prawa państwa, z którego pochodzi,
• ewentualne dokumenty potwierdzające rozwód lub wdowieństwo, również przetłumaczone.

Najwięcej problemów sprawia zaświadczenie o zdolności prawnej. Niektóre państwa go nie wydają – wtedy trzeba przeprowadzić specjalne postępowanie przed polskim sądem o zwolnienie z obowiązku przedstawiania takiego dokumentu. To potrafi trwać kilka miesięcy, więc termin ślubu cywilnego trzeba planować z dużym wyprzedzeniem.

Wszystkie zagraniczne dokumenty muszą być opatrzone apostille lub zalegalizowane przez polską placówkę dyplomatyczną, chyba że umowy międzynarodowe przewidują inaczej. Dodatkowo wymaga się tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego języka polskiego. Jeżeli cudzoziemiec nie zna języka polskiego w stopniu pozwalającym świadomie złożyć oświadczenie o wstąpieniu w związek małżeński, przy ceremonii konieczna będzie obecność tłumacza przysięgłego.

Składanie zapewnień przed ślubem cywilnym – istota i przebieg

Co to jest zapewnienie o braku przeszkód do zawarcia małżeństwa

Zapewnienie o braku przeszkód do zawarcia małżeństwa to formalne oświadczenie, które każde z was składa przed kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego. Jest to jedna z kluczowych czynności przedślubnych – bez zapewnień ślub cywilny nie może się odbyć. Oświadczenie składa się pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywych zeznań, dlatego trzeba odpowiadać szczerze i zgodnie ze stanem faktycznym.

W zapewnieniu potwierdzacie m.in., że:

• nie pozostajecie w innym związku małżeńskim,
• nie jesteście ze sobą spokrewnieni w sposób wykluczający małżeństwo,
• nie zostaliście przysposobieni w relacji uniemożliwiającej ślub,
• nie istnieją inne przeszkody prawne do zawarcia małżeństwa.

Jak wygląda rozmowa przy składaniu zapewnień

Zapewnienie składa się podczas wizyty w USC, najczęściej przy tym samym spotkaniu, na którym ostatecznie rezerwujecie termin ślubu cywilnego. W większości urzędów narzeczeni są przyjmowani razem, ale oświadczenia każdy składa osobno – urzędnik zadaje te same pytania każdemu z was z osobna i utrwala odpowiedzi w protokole.

Przebieg spotkania zwykle wygląda podobnie:

• urzednik sprawdza dokumenty tożsamości i dane w rejestrze,
• sprawdza, czy nie ma przeszkód widocznych w dokumentach (np. brak adnotacji o rozwodzie),
• zadaje pytania i wpisuje odpowiedzi do systemu,
• odczytuje treść protokołu,
• prosi o podpisy pod zapewnieniami.

Pytania bywają dość formalne i brzmią „urzędniczo”, jednak sprowadzają się do kilku prostych kwestii: czy nie jesteście już w małżeństwie, czy nie jesteście spokrewnieni i czy rozumiecie skutki prawne zawarcia małżeństwa. Jeżeli coś jest niejasne, można dopytać – lepiej rozwiać wątpliwości od razu, niż wracać drugi raz.

Termin ważności zapewnień i minimalny czas przed ślubem

Złożone zapewnienia nie są ważne bezterminowo. Polskie przepisy przewidują, że:

• zapewnienie o braku przeszkód do zawarcia małżeństwa jest ważne 6 miesięcy od dnia złożenia,
• ślub cywilny może się odbyć najwcześniej po upływie 1 miesiąca od dnia złożenia zapewnień (tzw. miesięczny termin „namysłu”).

To oznacza w praktyce, że jeśli złożycie zapewnienia 10 marca, ślub można wyznaczyć od 10 kwietnia do 10 września. Po tym czasie zapewnienia wygasają i trzeba całą procedurę powtórzyć. Zdarza się, że narzeczeni umawiają termin bardzo wcześnie, a później z przyczyn losowych przesuwają ślub o rok – wtedy wymagane jest ponowne stawienie się w USC i ponowne złożenie oświadczeń.

Istnieje możliwość skrócenia miesięcznego terminu, ale tylko w uzasadnionych przypadkach, np. ciężka choroba, ciąża zagrożona, wyjazd jednej z osób na długą misję wojskową czy kontrakt zagraniczny. Wówczas składa się wniosek o skrócenie terminu do kierownika USC, który może wystąpić do sądu lub sam wydać zgodę, w zależności od podstawy prawnej. Każdy przypadek rozpatruje się indywidualnie, dlatego dobrze jest mieć dokumenty potwierdzające okoliczności (zaświadczenie lekarskie, umowę o pracę za granicą, bilety lotnicze).

Jak przygotować się do wizyty w USC w celu złożenia zapewnień

Dobre przygotowanie pozwala załatwić wszystko przy jednym podejściu. Przed wizytą ustalcie kilka kwestii między sobą, tak aby podczas rozmowy z urzędnikiem nie prowadzić długich narad w okienku.

Przede wszystkim ustalcie:

• nazwisko po ślubie – czy któreś z was przyjmie nazwisko drugiej osoby, czy będziecie używać dwóch nazwisk, a może pozostajecie przy dotychczasowych,
• nazwisko dzieci z tego małżeństwa – czy dzieci będą nosiły nazwisko jednego z was, czy nazwisko dwuczłonowe,
• formę ceremonii – standardowa w USC czy wyjazdowa (np. w plenerze),
• potwierdzone dane rodziców – imiona, nazwiska rodowe, żeby nie szukać ich nerwowo w telefonie.

Dodatkowo sprawdźcie godziny pracy USC i sposób obsługi interesantów. W większych miastach powszechny jest system rezerwacji okienek online lub przez telefon; bez wcześniejszego umówienia możecie nie zostać przyjęci tego samego dnia.

Składanie zapewnień przez pełnomocnika – kiedy jest dopuszczalne

Co do zasady zapewnienia składa się osobiście. Wyjątki dotyczą sytuacji, gdy jedna z osób z przyczyn zdrowotnych lub innych wyjątkowych okoliczności nie może stawić się w USC, a termin ślubu jest istotny. Wówczas istnieje szansa na posłużenie się pełnomocnikiem, ale wymaga to zgody sądu i odrębnej procedury.

Jeżeli rozważacie pełnomocnictwo (np. jedna z osób jest hospitalizowana lub przebywa za granicą i nie może wjechać do Polski), trzeba:

• wystąpić do sądu rejonowego o zezwolenie na zawarcie małżeństwa przez pełnomocnika,
• wskazać konkretną osobę, która będzie pełnomocnikiem (najczęściej ktoś z bliskiej rodziny),
• po uzyskaniu zgody – złożyć w USC pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego albo protokołu sporządzonego przez konsula, jeśli dotyczy to osoby poza granicami kraju.

To rozwiązanie jest stosowane rzadko i wymaga czasu, dlatego w typowych sytuacjach urzędy oczekują osobistego stawiennictwa narzeczonych przy składaniu zapewnień.

Zapewnienie przy ślubie z cudzoziemcem – obecność tłumacza

Jeżeli jedno z was nie zna polskiego w stopniu umożliwiającym zrozumienie pytań urzędnika, podczas składania zapewnień musi być obecny tłumacz przysięgły. Dotyczy to zarówno samego aktu zapewnienia, jak i późniejszej ceremonii ślubu cywilnego.

W praktyce oznacza to, że:

• narzeczeni sami organizują i opłacają tłumacza przysięgłego,
• tłumacz musi być wpisany na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministerstwo Sprawiedliwości (lub odpowiednią listę konsularną, jeśli czynność odbywa się za granicą),
• tłumacz podpisuje się w protokole z przyjęcia zapewnień jako osoba uczestnicząca w czynności.

Bez udziału tłumacza urzędnik nie przyjmie zapewnienia od osoby, która nie rozumie w pełni treści pytań i pouczeń. Nie wystarczy tu znajomość języka „na poziomie komunikatywnym”, bo oświadczenie ma poważne skutki prawne.

Ustalanie szczegółów ceremonii w USC

Wybór miejsca: ślub w urzędzie czy w plenerze

Przy składaniu zapewnień lub podczas umawiania terminu ślubu cywilnego trzeba wskazać planowane miejsce ceremonii. Do wyboru są zasadniczo dwie opcje:

• standardowa sala ślubów w USC,
• miejsce wyjazdowe – np. ogród, zabytkowy pałac, restauracja, plaża, przestrzeń industrialna.

Ślub w sali USC jest rozwiązaniem prostszym i tańszym. Urząd odpowiada za całą organizację formalną, dekorację podstawową oraz obecność kierownika USC. W wielu miastach dostępne są różne sale – bardziej tradycyjne i nowoczesne; niektóre można obejrzeć na stronie urzędu lub podczas dni otwartych.

Ślub wyjazdowy wymaga spełnienia dwóch kluczowych warunków:

• miejsce musi zapewniać powagę i bezpieczeństwo ceremonii (kierownik USC może odmówić np. ślubu na łódce czy w miejscu rażąco nieodpowiednim),
• narzeczeni ponoszą dodatkową opłatę za organizację ceremonii poza urzędem oraz sami dbają o przygotowanie przestrzeni (zadaszenie, stoły, krzesła, nagłośnienie).

Opłata za ślub cywilny w plenerze jest stała i określona w przepisach, ale nie obejmuje kosztów wynajmu miejsca ani usług dodatkowych. W niektórych gminach dopuszczalne są jedynie wybrane lokalizacje z listy, uzgodnionej wcześniej przez USC – tę informację najlepiej sprawdzić na stronie urzędu lub telefonicznie.

Ustalenie oprawy ceremonii i przebiegu ślubu

Podczas spotkania w USC, oprócz kwestii formalnych, można omówić też ogólny scenariusz ceremonii. Zakres swobody zależy od konkretnego urzędu i kierownika, ale zazwyczaj można ustalić takie elementy jak:

• czy podczas wejścia pary ma zostać odtworzona wybrana muzyka (z płyty/pendrive’a),
• czy będzie krótka przemowa kierownika USC, czy tylko formuła ustawowa,
• w którym momencie składacie sobie obrączki,
• czy po podpisaniu aktu dopuszczone jest krótkie gratulowanie w sali, czy raczej przed budynkiem,
• czy można wnieść do sali dekoracje własne (kwiaty, świeczniki, tabliczki z napisem).

Na terenie urzędu zwykle obowiązują określone zasady, np. zakaz sypania ryżu i konfetti w budynku czy ograniczenia dotyczące liczby gości ze względu na pojemność sali. Ustalenie takich szczegółów przy okazji składania zapewnień oszczędza nerwów w dniu ślubu – obsługa oraz fotograf od razu wiedzą, jak będzie wyglądał przebieg uroczystości.

Świadkowie – wymagania i formalności

Do ważności ślubu cywilnego potrzebnych jest dwóch pełnoletnich świadków. Nie muszą to być osoby spokrewnione – mogą to być przyjaciele, rodzeństwo, a nawet osoby, które poznaliście późno, o ile ukończyły 18 lat i mają zdolność do czynności prawnych.

Przy ustalaniu składu świadków trzeba wziąć pod uwagę kilka rzeczy:

• w dniu ślubu świadkowie muszą mieć przy sobie ważny dokument tożsamości (dowód osobisty, paszport, karta pobytu),
• ich dane (imię, nazwisko, imiona rodziców, PESEL lub data urodzenia) często podaje się już przy składaniu zapewnień lub później, przy potwierdzaniu terminu,
• jeśli świadek jest cudzoziemcem, jego dane wpisuje się na podstawie paszportu; w razie bariery językowej konieczny może być tłumacz, choć sam świadek nie składa oświadczenia woli w takim zakresie jak para młoda.

Jeżeli do ostatniej chwili nie macie pewności co do wyboru świadków, większość USC dopuszcza zgłoszenie ich danych nawet na kilka dni przed terminem lub w ostateczności w samym dniu ślubu. Warto jednak upewnić się w wybranym urzędzie, jaki jest minimalny termin na przekazanie informacji.

Opłaty i kwestie finansowe związane z terminem i zapewnieniami

Obowiązkowe opłaty urzędowe

Zawarcie małżeństwa cywilnego wiąże się z kilkoma stałymi opłatami. Najważniejsze z nich to:

• opłata za sporządzenie aktu małżeństwa – pobierana w kasie urzędu lub przelewem na konto gminy,
• ewentualna opłata skarbowa za pełnomocnictwo, jeżeli ktoś reprezentuje was w niektórych czynnościach (np. przy odbiorze odpisów),
• opłata za ślub poza urzędem, jeśli wybieracie taką formę.

Część urzędów wymaga wniesienia opłaty za akt małżeństwa już na etapie rezerwacji terminu lub przy składaniu zapewnień, inne dopuszczają uregulowanie należności bliżej dnia ślubu. Informację o tym, kiedy i ile należy zapłacić, przekazuje urzędnik przy pierwszym kontakcie lub jest ona dostępna na stronie USC.

Sposób płatności i potwierdzenia

Przed wizytą dobrze jest sprawdzić, czy w USC dostępna jest płatność kartą, czy obowiązuje wyłącznie kasa i przelew. W niektórych urzędach:

• na parterze znajduje się terminal i okienko kasowe,
• opłatę można wnieść wyłącznie wcześniej przelewem, a na wizytę trzeba przynieść potwierdzenie przelewu,
• funkcjonuje biletomat lub automat do opłat skarbowych.

Jeżeli termin ślubu rezerwujecie telefonicznie lub mailowo, często otrzymacie numer konta bankowego oraz tytuł przelewu, jaki trzeba wpisać (np. „opłata za sporządzenie aktu małżeństwa – imię i nazwisko narzeczonych, data ślubu”). Wydruk potwierdzenia w formie papierowej nadal bywa przydatny, choć coraz więcej urzędów akceptuje okazanie go na ekranie telefonu.

Dodatkowe koszty przy dokumentach zagranicznych i tłumaczeniach

Przy ślubach z udziałem cudzoziemców oraz przy dokumentach wydanych za granicą pojawiają się dodatkowe wydatki, które mogą znacząco wpłynąć na budżet i termin ślubu cywilnego. Chodzi przede wszystkim o:

• koszty uzyskania odpisów aktów stanu cywilnego za granicą,
• opłaty za apostille lub legalizację konsularną,
• wynagrodzenie tłumacza przysięgłego za tłumaczenia dokumentów oraz za udział w czynnościach w USC,
• opłaty sądowe przy postępowaniu o zwolnienie z obowiązku przedstawienia zaświadczenia o zdolności prawnej.

Przy dokumentach zagranicznych najlepiej od razu zapytać w wybranym USC, czy w danym przypadku konieczna jest pełna transkrypcja aktu (wpisanie go do polskich ksiąg), czy wystarczy sam odpis z apostille. Przepisy są szczegółowe, a praktyka urzędów bywa różna, zwłaszcza w nietypowych sytuacjach (np. akty z państw, które nie są stroną konwencji haskiej).

Organizacja dnia ślubu w kontekście formalności

Co zabrać do USC w dniu ślubu cywilnego

W dniu ceremonii formalności jest już zdecydowanie mniej, ale kilka rzeczy trzeba mieć przy sobie. Podstawowy pakiet obejmuje:

• ważny dokument tożsamości każdego z narzeczonych,
• ważne dokumenty tożsamości świadków,

Dodatkowe dokumenty w nietypowych sytuacjach

Poza dowodami tożsamości w niektórych przypadkach trzeba zabrać ze sobą także inne dokumenty. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy:

• jedno z was zmieniało dane osobowe (np. korekta imienia lub nazwiska) i w dowodzie widnieją inne dane niż w akcie urodzenia – przydatne mogą być decyzje administracyjne lub odpisy po sprostowaniu,
• małżeństwo jest poprzedzone postępowaniem sądowym (np. o uznanie rozwodu zagranicznego) i kierownik USC prosił o okazanie prawomocnego orzeczenia,
• ślub zawierany jest na podstawie zgody sądu rodzinnego na małżeństwo osoby, która ukończyła 16 lat – takie orzeczenie trzeba mieć przy sobie w oryginale,
• któreś z was zawiera małżeństwo przez pełnomocnika – potrzebne są oryginał pełnomocnictwa, zgoda sądu (jeśli wymagana) oraz dokument tożsamości pełnomocnika.

Jeżeli urzędnik przy przyjmowaniu zapewnień informował o konieczności przyniesienia dodatkowych dokumentów, dobrze jest spisać sobie listę i przygotować je dzień wcześniej. W ferworze przygotowań ślubnych łatwo coś przeoczyć.

Przebieg czynności tuż przed złożeniem oświadczeń

Na miejscu, zwykle kilkanaście minut przed wyznaczoną godziną, pracownik USC zaprasza parę i świadków do osobnego pomieszczenia lub do części sali ślubów. W tym krótkim „przedprologu” dzieje się kilka formalnych rzeczy:

• sprawdzenie danych narzeczonych i świadków z dokumentami tożsamości,
• ewentualne uzupełnienie lub korekta literówek w formularzach,
• powtórne upewnienie się, czy nie wystąpiły przeszkody do małżeństwa od dnia złożenia zapewnień (np. nowe małżeństwo, ubezwłasnowolnienie, śmierć małżonka jednego z was przed uprawomocnieniem rozwodu),
• przekazanie świadkom krótkiej instrukcji, gdzie mają stać i w którym momencie podpiszą dokumenty.

Ten etap trwa zwykle kilka minut, ale gdy udział bierze cudzoziemiec lub tłumacz, czasem się wydłuża. Z tego powodu dobrze być w USC przynajmniej 20–30 minut przed planowaną godziną ceremonii.

Podpisy po ceremonii i odbiór odpisu aktu

Po złożeniu oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński i po ogłoszeniu, że jesteście małżeństwem, następuje część „zakulisowa”, o której wiele osób nie myśli do czasu samego dnia. Zazwyczaj przebiega ona w następującej kolejności:

• kierownik USC odczytuje dane, które znajdą się w akcie małżeństwa,
• narzeczeni podpisują przygotowany protokół lub wydruk aktu (w zależności od systemu w danym USC),
• następnie podpisy składają świadkowie oraz kierownik,
• urzędnik wręcza pierwszy odpis skrócony aktu małżeństwa (zwykle w formie papierowej),
• jeżeli ślub zawierał cudzoziemiec, kierownik może omówić od razu możliwość wydania odpisu wielojęzycznego lub sposób uzyskania odpisu elektronicznego.

W części urzędów odpisu nie wydaje się od razu w sali, lecz w biurze po ceremonii lub w innym okienku. Wtedy prowadzący informuje, gdzie i o której godzinie można go odebrać. Bez pierwszego odpisu trudniej od razu załatwić kolejne formalności, np. zmianę dokumentów czy nazwiska w banku.

Ślub cywilny z udziałem cudzoziemca w dniu ceremonii

Jeśli jedno z was jest obcokrajowcem, w dniu ślubu pojawiają się dwa dodatkowe elementy organizacyjne:

• obecność tłumacza przysięgłego, który pomaga w zrozumieniu formuł i pytań podczas ceremonii,
• konieczność upewnienia się, że dane w dokumentach (pisownia imion, diakrytyki) są spójne z tym, co znajdzie się w akcie małżeństwa.

W praktyce dobrze przyjść do USC wspólnie z tłumaczem, tak aby mógł okazać dokument tożsamości i przywitać się z urzędnikiem. Niektóre urzędy proszą, aby dane tłumacza podać z wyprzedzeniem – z numerem wpisu na listę tłumaczy przysięgłych.

Jeśli w polu „nazwisko po ślubie” dla cudzoziemca wpisano wcześniej transkrypcję dostosowaną do polskiej ortografii, urzędnik może jeszcze raz upewnić się, że zgadzacie się na taką formę. Zmiana koncepcji w ostatniej chwili bywa problematyczna, bo może wymagać korekty protokołu lub powrotu do wcześniejszego etapu.

Zmiana nazwiska i konsekwencje po złożeniu zapewnień

Ustalanie nazwiska małżonków i dzieci

Przy składaniu zapewnień narzeczeni składają też oświadczenie, jakie nazwisko będą nosić po ślubie oraz jakie nazwisko będą nosić wspólne dzieci. Do wyboru są zasadniczo następujące warianty:

• pozostawienie dotychczasowego nazwiska przez każde z was,
• przyjęcie nazwiska drugiej osoby przez jednego z małżonków lub przez oboje,
• utworzenie nazwiska dwuczłonowego (w granicach dopuszczonych prawem – zwykle maksymalnie dwa człony).

W odniesieniu do dzieci dopuszcza się:

• nazwisko jednego z małżonków,
• nazwisko dwuczłonowe, złożone z nazwisk obojga.

W deklaracji złożonej przy zapewnieniach precyzyjnie określacie wybór. Jeżeli później zmienicie zdanie, przed ślubem można jeszcze porozmawiać z kierownikiem USC, czy formalnie da się dokonać korekty. Po zawarciu małżeństwa zmiana nazwiska wymaga już odrębnego postępowania administracyjnego.

Czy można zmienić decyzję o nazwisku w dniu ślubu

Prawo dopuszcza złożenie oświadczeń w sprawie nazwiska bezpośrednio przy zawarciu małżeństwa, nawet jeśli wcześniej nie zostały złożone przy zapewnieniach. W praktyce większość urzędów woli mieć tę sprawę uporządkowaną wcześniej, żeby uniknąć pomyłek w akcie.

Jeśli w dniu ślubu uznacie, że chcecie inaczej ukształtować nazwisko, trzeba bezwzględnie zgłosić to urzędnikowi jeszcze przed rozpoczęciem ceremonii. Jeżeli dokumenty nie zostały jeszcze ostatecznie zatwierdzone w systemie, kierownik może nanieść poprawkę i pozwolić na złożenie nowych oświadczeń. Gdy akt został już formalnie sporządzony, w grę wchodzi procedura zmiany nazwiska – to osobny wniosek i opłata.

Zmiana lub odwołanie terminu po złożeniu zapewnień

Przesunięcie daty ślubu cywilnego

Zdarza się, że z powodów rodzinnych, zdrowotnych lub organizacyjnych trzeba przełożyć ceremonię już po przyjęciu zapewnień. Technicznie jest to możliwe, o ile spełnione są dwa warunki:

• nie upłynął jeszcze termin ważności zapewnień (co do zasady 6 miesięcy od ich złożenia),
• w nowym uzgodnionym dniu kierownik USC może was jeszcze na ich podstawie pobrać w urzędzie lub w plenerze.

Zwykle wystarczy skontaktować się z urzędem telefonicznie lub mailowo i poprosić o zmianę terminu. W większych miastach, gdzie obłożenie jest duże, przesunięcie bywa trudniejsze – nowy wolny slot może przypadać dopiero za kilka tygodni lub miesięcy.

Co z opłatami przy zmianie terminu

Jeśli opłata za sporządzenie aktu małżeństwa została już wniesiona, przy przesunięciu daty zwykle nie płaci się jej ponownie. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy dojdzie do całkowitego odwołania ślubu i upływu terminu, w którym można jeszcze wykorzystać zapewnienia – wtedy urząd może odmówić zwrotu opłaty, powołując się na wykonanie czynności przygotowawczych.

Przy ślubach wyjazdowych dodatkowy problem stanowi umówione miejsce i ewentualne zaliczki u podwykonawców. Z punktu widzenia USC zmiana lokalizacji może wymagać ponownego sprawdzenia warunków bezpieczeństwa, a co za tym idzie – zgody kierownika lub akceptacji innego pracownika uprawnionego do udzielania ślubów.

Wygaśnięcie zapewnień i konieczność powtórnej wizyty

Jeżeli od dnia złożenia zapewnień minęło 6 miesięcy, a małżeństwo nie zostało zawarte, przyjęte wcześniej oświadczenia tracą moc. Skutki są konkretne:

• kierownik USC nie może już udzielić ślubu na ich podstawie,
• konieczna jest ponowna wizyta i złożenie nowych zapewnień,
• przy dokumentach zagranicznych trzeba sprawdzić, czy ich ważność również nie wygasła lub czy nie trzeba uzyskać świeższych odpisów.

W praktyce, jeśli spodziewacie się przesunięcia daty poza okres 6 miesięcy, najlepiej ustalić nowy termin po zorganizowaniu kompletnego zestawu dokumentów i umówić się ponownie na przyjęcie zapewnień. Daje to komfort, że nie dojdzie do sytuacji, w której wszystko jest przygotowane, a urząd formalnie nie może was pobrać.

Pełnomocnik przy zawarciu małżeństwa cywilnego

Kiedy dopuszczalne jest małżeństwo przez pełnomocnika

Polskie prawo dopuszcza zawarcie małżeństwa przez pełnomocnika, ale tylko w szczególnie uzasadnionych okolicznościach i po uzyskaniu zgody sądu. Chodzi np. o sytuacje:

• gdy jedna z osób nie może stawić się w USC z powodu poważnej choroby lub pobytu za granicą,
• gdy przeszkody w przybyciu są trwałe lub długotrwałe, a jednocześnie nie ma innych przeciwwskazań do małżeństwa.

W takim przypadku narzeczony lub narzeczona składają do sądu wniosek o zezwolenie na zawarcie małżeństwa przez pełnomocnika, wskazując konkretną osobę pełnomocnika oraz podając przyczyny. Po uzyskaniu prawomocnego orzeczenia trzeba je przedstawić w USC razem z pełnomocnictwem w formie szczególnej (zawierającym m.in. dane drugiego narzeczonego oraz osobę, z którą ma być zawarte małżeństwo).

Rola USC przy małżeństwie przez pełnomocnika

Urząd stanu cywilnego bada, czy:

• orzeczenie sądu jest prawomocne i nie budzi wątpliwości,
• pełnomocnictwo spełnia wymogi formalne (forma pisemna z urzędowo poświadczonym podpisem, dokładne oznaczenie stron),
• data ceremonii mieści się w terminie ważności pełnomocnictwa, jeśli sąd go określił.

W dniu ślubu obecni są: druga strona, pełnomocnik oraz świadkowie. Sam nieobecny małżonek nie pojawia się w USC, ale jego oświadczenie woli działa przez pełnomocnika. Pozostałe elementy – zapewnienia, ustalenie nazwiska, opłaty – przebiegają podobnie jak przy zwykłym ślubie, choć terminy i szczegóły pracy urzędu są tu bardziej napięte.

Najczęstsze trudności przy umawianiu terminu i składaniu zapewnień

Brak dostępnych terminów w popularnych miesiącach

W wielu miastach czerwiec, sierpień czy wrzesień są obłożone ślubami cywilnymi na długo przed sezonem. W takiej sytuacji można rozważyć:

• wybór piątku lub dnia roboczego zamiast soboty – często wolne są wtedy popołudniowe godziny,
• zmianę USC w obrębie tego samego miasta lub sąsiedniej gminy, jeśli zależy wam bardziej na dacie niż na konkretnej sali,
• podział uroczystości na dwie części: kameralny ślub w urzędzie w mniej obleganym terminie i większe przyjęcie w innym dniu.

Zdarza się, że kierownicy mają niepublikowane jeszcze rezerwacje warunkowe lub blokady godzin dla ślubów wyjazdowych. Bezpośredni kontakt telefoniczny bywa skuteczniejszy niż śledzenie kalendarza online.

Niekompletne dokumenty przy cudzoziemcu

Najwięcej problemów praktycznych pojawia się przy narzeczonych z zagranicy. Typowe kłopoty to:

• odpis aktu urodzenia bez wymaganej apostille lub legalizacji,
• brak zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa (lub równoważnego dokumentu),
• tłumaczenia sporządzone przez osobę, która nie jest tłumaczem przysięgłym w rozumieniu polskiego prawa,
• akty sporządzone w systemie prawnym, który trudno „przełożyć” na polskie przepisy (np. w krajach o innym modelu stanu cywilnego).

W takich sytuacjach kierownik USC może poprosić o uzupełnienie dokumentów lub wskazać konieczność wystąpienia do sądu rejonowego z wnioskiem o zwolnienie z przedstawienia zaświadczenia o zdolności prawnej. Lepiej wkalkulować ten scenariusz w harmonogram przygotowań, szczególnie gdy narzeczony mieszka za granicą i sprowadzenie dokumentów trwa tygodniami.

Rozbieżności w danych osobowych i pisowni

Nieporozumienia powstają również wtedy, gdy:

• akt urodzenia i dowód osobisty zawierają różne formy tego samego nazwiska,
• w tłumaczeniu zagranicznego aktu pojawiła się inna pisownia imienia niż w paszporcie,

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Jakie są podstawowe warunki prawne, żeby w ogóle móc zawrzeć ślub cywilny?

Aby zawrzeć małżeństwo cywilne w Polsce, oboje musicie mieć co najmniej 18 lat (w wyjątkowych przypadkach sąd może zezwolić kobiecie po ukończeniu 16 lat na ślub), być stanu wolnego (rozwód musi być prawomocny, a w przypadku wdowieństwa – musi istnieć akt zgonu poprzedniego małżonka) oraz nie pozostawać w innym małżeństwie.

Dodatkowo między wami nie może występować bliskie pokrewieństwo lub powinowactwo (np. krewni w linii prostej, rodzeństwo, przysposabiający i przysposobiony), a każda z osób musi mieć pełną zdolność do czynności prawnych i być w stanie świadomie złożyć oświadczenie o wstąpieniu w związek małżeński.

Na ile wcześniej trzeba umówić termin ślubu cywilnego w USC?

Przepisy przewidują co do zasady miesięczny okres oczekiwania od dnia złożenia zapewnień w USC do dnia ślubu. Oznacza to, że najlepiej umówić termin co najmniej 1–2 miesiące wcześniej, aby spokojnie dopełnić formalności.

W praktyce, jeśli zależy wam na popularnej dacie (letnie soboty, „ładne” numery, długie weekendy), termin warto rezerwować nawet 6–12 miesięcy przed planowaną uroczystością, bo w wielu urzędach najatrakcyjniejsze godziny szybko się wyczerpują.

Czy ślub cywilny musi być w USC w miejscu zameldowania?

Nie, to częsty mit. Ślub cywilny możecie zawrzeć w praktycznie dowolnym Urzędzie Stanu Cywilnego na terenie Polski – nie ma obowiązku brania ślubu w miejscu zameldowania którejkolwiek z osób.

Możecie wybrać USC w miejscowości, z którą jesteście emocjonalnie związani (np. miasto studiów, miejsce poznania), tam gdzie łatwiej o dogodny termin lub gdzie bardziej odpowiada wam sala ślubów albo możliwość organizacji ceremonii w plenerze.

Czy można umówić termin ślubu cywilnego przez internet lub telefon?

W wielu USC możliwa jest wstępna rezerwacja terminu telefonicznie lub mailowo. Urzędnik sprawdza dostępne godziny, zapisuje wasze dane i informuje o kolejnych krokach. Trzeba jednak pamiętać, że to zwykle rezerwacja wstępna, którą „potwierdza” dopiero osobiste złożenie zapewnień.

Część urzędów udostępnia również formularze przez ePUAP lub na własnej stronie internetowej. Można w ten sposób złożyć prośbę o wyznaczenie terminu, ale i tak konieczna będzie osobista wizyta obojga narzeczonych w USC, aby podpisać zapewnienia i ostatecznie potwierdzić datę.

Jak wygląda umawianie terminu ślubu cywilnego osobiście w USC?

Najczęściej wystarczy, że na pierwszą wizytę w USC przyjdzie jedna osoba, żeby wstępnie zarezerwować datę i godzinę. Urzędnik sprawdzi wtedy wolne terminy, poinformuje o wymaganych dokumentach i opłatach oraz zaproponuje termin złożenia zapewnień przez oboje narzeczonych.

Urzędnik może poprosić o podstawowe dane (imię, nazwisko, PESEL) i dokument tożsamości. W niektórych urzędach przy rezerwacji od razu pobierana jest opłata za sporządzenie aktu małżeństwa, dlatego warto zabrać ze sobą zarówno dokumenty, jak i środki na opłatę skarbową.

Czy da się przyspieszyć termin ślubu cywilnego i skrócić miesięczne oczekiwanie?

Tak, ale tylko w wyjątkowych sytuacjach i za zgodą kierownika USC. Termin miesięczny może zostać skrócony, jeśli przedstawicie ważne, uzasadnione powody (np. ciężka choroba, wyjazd, szczególne okoliczności rodzinne). Każdy przypadek jest rozpatrywany indywidualnie.

W praktyce oznacza to złożenie pisemnego wniosku z uzasadnieniem i dokumentami potwierdzającymi sytuację. Ostateczną decyzję o skróceniu terminu podejmuje kierownik urzędu stanu cywilnego.

Jakie dane warto przygotować przed rezerwacją terminu ślubu cywilnego?

Przy umawianiu terminu – szczególnie telefonicznie lub mailowo – dobrze mieć przygotowane:

• kilka alternatywnych dat i godzin ślubu,
• dane obojga narzeczonych (imię, nazwisko, PESEL),
• informację, czy ceremonia ma odbyć się w USC czy w plenerze,
• wiedzę, czy któraś z osób jest po rozwodzie, wdowieństwie lub jest cudzoziemcem.

Dzięki temu urzędnik szybciej sprawdzi możliwości i poda wam konkretny termin wizyty w USC w celu złożenia zapewnień.

Wnioski w skrócie

• Przed umawianiem terminu ślubu cywilnego trzeba sprawdzić podstawowe warunki prawne: wiek (co do zasady min. 18 lat), brak istniejącego małżeństwa, brak bliskiego pokrewieństwa oraz pełną zdolność do czynności prawnych.
• Urzędnik stanu cywilnego może odmówić przyjęcia oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński, jeśli ma uzasadnione wątpliwości co do świadomości i zdolności nupturienta do podjęcia decyzji o małżeństwie.
• Między złożeniem zapewnień a dniem ślubu obowiązuje standardowo miesięczny termin oczekiwania, który tylko w wyjątkowych, uzasadnionych sytuacjach może zostać skrócony decyzją kierownika USC.
• W przypadku popularnych terminów (np. letnie soboty, „symetryczne” daty) rezerwację ślubu cywilnego należy planować z dużym wyprzedzeniem, najlepiej z 6–12 miesięcy, przygotowując 2–3 alternatywne daty lub godziny.
• Ślub cywilny można zawrzeć w dowolnym USC w Polsce, niezależnie od miejsca zameldowania, dlatego warto porównać warunki kilku urzędów (terminy, sala, możliwość pleneru, wysokość opłat, dostępność kontaktu online).
• Najpewniejszym sposobem rezerwacji terminu jest osobista wizyta w USC, podczas której można od razu sprawdzić dostępne godziny, poznać listę wymaganych dokumentów i ewentualnie wnieść opłaty.
• Coraz więcej USC umożliwia wstępną rezerwację telefonicznie lub mailowo, ale ma ona charakter tymczasowy i wymaga późniejszego osobistego stawiennictwa obojga narzeczonych w celu złożenia zapewnień.

Inne wpisy na ten temat:

• 

  Ślub cywilny to nie „prawdziwy” ślub? Obalamy bzdury

• 

  Kiedy urząd może odmówić udzielenia ślubu?

• 

  Czy potrzebne są dwa akty ślubu?

• 

  Ile wcześniej trzeba zgłosić chęć zawarcia ślubu?

• 

  Czy można zawrzeć ślub przez pełnomocnika?

• 

  Ile wcześniej trzeba zgłosić ślub w USC?